Toma de Decisiones

Tomamos decisiones de distintos niveles de importancia todos los días, por lo que la idea de que la toma de decisiones es un arte sofisticado, puede parecer extraño en un principio. Sin embargo, hay estudios que muestran que la gente no es tan buena para tomar decisiones como se piensa.

En las siguientes líneas estaremos analizando lo que significa, conlleva, y algunas técnicas que podrían ayudar a tomar mejores decisiones.

Definición

Un buen comienzo está en obtener una definición de lo que significa toma de decisiones:

“El proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc.”

En todo momento tomamos decisiones, la diferencia entre cada una es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas. La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, con el objetivo de resolver un reto (problema) actual o potencial.

Tipos de Decisiones 

Para tomar una decisión, sin importar su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar el problema, para así poder darle solución: En algunos casos por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente. Sin embargo, existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener consecuencias en la vida, o hablando en contexto laboral, el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más

estructurado para dar más seguridad e información con el objeto de resolver el problema.

Decisiones Programadas:

Aquellas que se toman frecuentemente, es decir, son repetitivas y se convierte una rutina tomarlas, contando ya con un método bien establecido de solución. La persona que toma este tipo de decisiones no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por lo que ya está establecido para cada caso, y generalmente se apoya en políticas, procedimientos y reglas. Al utilizar estas herramientas estamos ahorrando tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras actividades más importantes.

Ejemplos de este tipo de decisiones pueden ser: Autorizar una compra periódica o previamente discutida, Autorizar el reembolso de una cancelación que se encuentra dentro de las políticas de cancelación, o permitir la salida de un colaborador por cuestiones de salud.

Decisiones No Programadas

Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que:

• No se tiene ningún antecedente, p.e., La fuga de petróleo de la Brittish Petroleum, o una situación con algún equipo en las instalaciones de una unidad de negocio, que afecta su operación cotidiana.

• Se presentan con menor frecuencia, p.e., Crisis Económica, la llegada de un huracán, o de un temblor.

• Aquellas que requieren de un modelo o proceso específico de solución y/o prevención, p.e., La inseguridad en el país, o imprevistos en la implementación de una nueva iniciativa de negocio.

Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales para la persona o empresa que los está enfrentando – p.e., una agencia de viajes mayorista seguramente toma decisiones frecuentes (programadas) en relación a la operación de un charter que ya se opera periódicamente de tiempo atrás , mientras que para un destino nuevo que desea implementar un vuelo de esa naturaleza, es un programa especial. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política, o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada. Generalmente, los problemas más importantes que se enfrentará la Alta Dirección de una organización requerirán de decisiones no programadas.

Entorno en la Toma de Decisiones

Cada decisión tiene su propio entorno, el cual se define como información recabada, alternativas, valores y preferencias disponibles al momento de tomar la decisión. Un entorno ideal al momento de tomar una decisión incluiría contar con toda la información posible, toda correcta, y todas las alternativas posibles. Sin embargo, tanto la información y las alternativas se ven restringidas debido a que el tiempo y esfuerzo para obtener la información e identificar las alternativas es limitado. El tiempo restringido significa que la decisión debe ser tomada dentro de cierto rango de tiempo. El esfuerzo restringido refleja el límite de mano de obra, dinero y prioridades. (Nunca tomaremos la decisión de pasar 3 horas y gastar medio tanque de gasolina tratando de encontrar el mejor espacio de estacionamiento del centro comercial). Dadas estas circunstancias, podemos decir que el mayor reto en la toma de decisiones es la incertidumbre.

Es importante no dejarse llevar por ella (la incertidumbre). Claro, siempre será recomendable extender la toma de decisión lo más posible, para contar con la mayor información posible, e identificar el mayor número de alternativas posible, siempre y cuando esté perfectamente medido el riesgo que implica esta extensión de tiempo sobre el problema que se está atendiendo.

Efectos del Tiempo en la Toma de Decisiones

Muchos tomadores de decisiones tienen una tendencia a buscar más información de la requerida para tomar una buena decisión. Cuando sucede esto, varios problemas pueden surgir: (1) Retrasar la toma de decisión, lo cual podría disminuir su efectividad. (2) Carga extrema de información. En este caso, tanta información disponible disminuye la posibilidad de tomar una decisión, pues el tiempo que lleva procesarla y evaluarla puede llevarnos a que sea demasiado tarde el momento de pretender tomar la decisión. (3) Fatiga mental. Tanta información puede agotar mentalmente al tomador de decisiones, y resultar en un trabajo más lento o de muy baja calidad. (4) Parálisis. Demasiado análisis causa parálisis, por lo que se termina por no tomar decisiones.

Proceso de Toma de Decisiones

Identificar la decisión que se debe tomar, junto con el objetivo a alcanzar. Determinar el alcance y limitaciones de la decisión. El o los objetivos deben ser claros, medibles y alcanzables.

Obtener los hechos o información. Sin olvidar que no se puede tener toda la información. Obtener la más posible, dentro de la limitación de tiempo que se tenga, y la propia habilidad de procesarla.

Desarrollar alternativas. Realizar una lista de las opciones que se tienen, incluyendo la de no hacer nada. Asegúrate de pensar no solo en alternativas conocidas, sino también crear nuevas que no se han propuesto con anterioridad.

Clasificar cada alternativa. Esto es darle valor a cada alternativa. Considera lo negativo de cada una (costo, consecuencias, posibles problemas que se generen, tiempo, etc.), y lo positivo (ingresos, ahorros, tiempo, disminución de quejas, etc.)

Evaluar el riesgo de cada alternativa. Al estar resolviendo un problema, buscas la solución que lo resuelva de mejor manera. Esa búsqueda debe incluir la valuación de los riesgos que tiene cada alternativa. Estos se pueden medir en porcentaje, rangos, grados, o cualquier manera que te permita compararlos.

Tomar la decisión. Escoge el camino a seguir, ya sea si involucra una o varias alternativas (decisión múltiple), sin olvidar evaluar la implementación y el resultado.

Es importante mencionar que, como cualquier proceso, es preciso explicar la decisión a las personas involucradas en su implementación, junto con los beneficios que se esperan y los riesgos que se corren. Esta acción logrará un involucramiento más profundo y compromiso con el éxito de la aplicación.

Enfoques Para la Toma de Decisiones

Hay dos enfoques principales en la toma de decisiones dentro de una organización:

Autoritario: El Gerente toma la decisión basado en la información que puede recabar. Posteriormente explica la decisión al grupo y obtener su aceptación. En algunos estudios el desglose del tiempo invertido en esta opción sería:

Tomar la decisión, 5 min.; explicarla, 30 min., obtener aceptación, 30 min.

En Grupo: El grupo comparte ideas y análisis, y consensa una decisión. El grupo aporta distintos puntos de vista que ofrecen varias perspectivas. En este caso, el desglose del tiempo invertido sería:

Tomar la decisión en grupo, 30 min.; explicarla, 0 min., obtener aceptación, 0 min.

Definición de Conceptos

Información. Conocimiento (datos, experiencia, referencias, etc.) relacionado con la decisión, los efectos de sus alternativas, la probabilidad de cada alternativa, etc.

Alternativas. Las posibilidades de solución dentro de las que se puede elegir.

Criterio. Las características o requisitos que cada alternativa tiene para un mejor o menor resultado.

Metas. Lo que se desea lograr. Es básico contar con esta información para poder evaluar la información y alternativas de solución.

Valor. Se refiere a que tan deseable es cada resultado.

Preferencias. Reflejan la filosofía y valores de la empresa (en un ámbito laboral), o personales (en un ámbito personal o familiar).

Calidad de Decisión. Seguimiento. Es muy importante evaluar los resultados y evaluar la calidad de la decisión que se tomó, para aprender de ello, y tomarlo en cuenta al momento de tomar otra decisión similar.

¡Éxito en tu toma de decisiones!

Elaborado y Editado por:

Ana María Narro – Head Coach

info@hospitality-coach.com